日々是精進

土曜日に作成したメールの一通に、複数のファイルを添付しなければならないものがありました。でも、したつもりですっかり忘れてしまったというパターン。よくありますよね、……とかうそぶいてましたら、ITmedia につぎのような記事がでていました。絶妙のタイミングというべきでしょうか。

「添付ファイルをうっかり忘れてメール送信」をなくす

添付ファイルをうっかり忘れたままメールを送信してしまうのは、単に恥ずかしいだけではなく、そそっかしい人との評価を受けやすい。こうした事故を防ぐ方法を考えてみよう。

2008年01月07日 10時17分 更新

　メールの本文中に「ファイルを添付いたします」などと書いたにもかかわらず、当のファイルを添付しないまま、メールを送信してしまったことはないだろうか。ボタンをポチッと押した瞬間、添付忘れに気づいても時すでに遅し、後の祭りだ。

　このようなミスは、後からもう1通送り直せば済むとはいえ、非常にそそっかしいイメージを相手に与えてしまう。特にCCを入れることが多いビジネスシーンでは、送信相手の人数が多いぶん、ダメージも大きくなってしまう。

　もっとも簡単な対処療法は、メール本文を書き始める前にファイルを添付してしまうことだ。例えば、添付したいファイルを右クリックしてメニューの「送る」からメール受信者を選んでメールを作成する方法である。これは単純な割にそこそこ効果があり、ぜひともお勧めしたい。さらに、できれば機械的なチェックと併用したいところだ。

　今回は、各メーラーのプラグインやアドオンという形で提供されている、添付ファイル漏れ防止のソリューションを紹介しよう。

記事のつづきにはThunderbird 用アドオンも紹介されており、ありがたやと思ってさっそくインストールしちゃいました。長年にわたってメインのメーラとしてつかっている Eudora は、ファイル名が２バイト文字だと、なぜか添付ファイル名が文字化けしてしまいます。ですから、ファイルを添付するときだけは Thunderbird をつかっているですが、そいつにちょうどいいアドオンがあるなんて (^^)v

【授業】来年度の履修要項の原稿を添付ファイルで送付。
【院教務】来年度から授業を担当される先生に、時間割の確認メールを送付。
【書類】１月４日の復命書を提出。
【書類】科研費の支払い関係書類を産学連携室へ提出。
【教務のお局】時間割・履修要項の司令塔へスケジュール確認のメールを送付。